Apa itu Sistem Manajemen Keselamatan?
Sistem Manajemen Keselamatan (SMS) adalah kerangka kerja terstruktur, top-down, dan menyeluruh di seluruh organisasi yang membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik dalam operasional sehari-hari.
Sistem Manajemen Keselamatan biasanya terdiri dari empat pilar utama: kebijakan keselamatan, manajemen risiko keselamatan, jaminan keselamatan, dan promosi keselamatan. SMS menekankan manajemen keselamatan (dan Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OSHA atau H&S)) sama pentingnya dengan bagian lain dalam menjalankan bisnis.
Siapa yang menggunakan Sistem Manajemen Keselamatan?
SMS paling umum digunakan di industri-industri berisiko tinggi seperti penerbangan, maritim, energi (khususnya nuklir) dan konstruksi – namun SMS juga semakin menonjol di sektor-sektor rawan bahaya lainnya seperti layanan kesehatan.
Kawasan dan Industri dengan Undang-Undang Sistem Manajemen Keselamatan
Beberapa contoh undang-undang SMS meliputi:
• Penerbangan – SMS diakui di seluruh dunia oleh Organisasi Penerbangan Sipil Internasional (ICAO), Otoritas Penerbangan Sipil (CAA) dan oleh penyedia layanan sebagai standar. Sejak tahun 2018, Administrasi Penerbangan Federal Departemen Transportasi AS telah mewajibkan maskapai penerbangan komersial untuk menerapkan SMS.
• Kereta Api – Beberapa wilayah, seperti Uni Eropa, mewajibkan operator kereta api untuk menggunakan Sistem Manajemen Keselamatan yang berfungsi untuk menjamin keselamatan operasi mereka secara keseluruhan.
• Energi – Energi (khususnya operasi lepas pantai dan nuklir) adalah sektor lain yang seringkali memerlukan SMS yang ketat. Misalnya, HSE yang berbasis di Inggris memandang “sistem manajemen keselamatan” sebagai “mekanisme penting dalam penyampaian keselamatan” dalam minyak dan gas lepas pantai.
Apakah Anda memerlukan Sistem Manajemen Keselamatan?
Sistem Manajemen Keselamatan Sistematis mungkin merupakan persyaratan hukum di beberapa industri yang berisiko tinggi, namun sistem ini dapat diadaptasi oleh organisasi mana pun yang menginginkan solusi yang lebih lengkap dan holistik terhadap kesehatan dan keselamatan kerja.
Bagi industri yang secara hukum tidak memerlukan Sistem Manajemen Keselamatan, sistem ini tetap dapat menjadi alat yang berguna dalam memenuhi kewajiban kesehatan dan keselamatan kerja di wilayah Anda (seperti Undang-Undang Kesehatan dan Keselamatan Inggris, Administrasi Penerbangan AS, atau standar K3 UE).
Apa pilar utama Sistem Manajemen Keselamatan?
Sebagian besar organisasi membagi Sistem Manajemen Keselamatan menjadi empat bidang utama:
1. Kebijakan Keamanan
2. Manajemen Resiko Keselamatan
3. Jaminan Keamanan
4. Promosi Keamanan
Jika ini semua terdengar tidak jelas, jangan khawatir! Kami akan mengelompokkan topik-topik ini di bagian berikut.
Kebijakan Keamanan
Kebijakan keselamatan suatu organisasi menguraikan tujuan dan komitmen keselamatannya. Hal ini harus ditetapkan oleh pemberi kerja dan manajer yang bertanggung jawab dan berkomitmen untuk meningkatkan budaya keselamatan organisasi. Kebijakan keselamatan harus jelas, tegas, dan dapat dicapai.
Kebijakan Keselamatan biasanya dirancang oleh manajemen puncak (yang diharapkan memimpin dengan memberi contoh). Namun, penting bagi manajemen senior untuk secara aktif terlibat dengan kelompok dan personel terkait di seluruh organisasi. Ini mungkin termasuk manajer kesehatan dan keselamatan serta perwakilan serikat pekerja.
Menyeimbangkan akuntabilitas top-down dengan keterlibatan bottom-up adalah cara yang baik untuk mendorong dukungan terhadap sistem keselamatan baru.
Manajemen Risiko Keselamatan
Manajemen Risiko Keselamatan adalah saat tujuan Kebijakan Keselamatan menjadi kenyataan “di lapangan”. Bagian ini akan terasa paling familiar jika organisasi Anda telah memiliki proses kesehatan dan keselamatan (terutama di Inggris, di mana penilaian risiko merupakan persyaratan hukum bagi sebagian besar bisnis).
Intinya, Manajemen Risiko Keselamatan melibatkan:
1. Mengidentifikasi bahaya – Bahaya dapat berasal dari lingkungan (seperti tanah yang tidak rata), proses (seperti penanganan manual), manusia (seperti pelanggan dan klien), peralatan, mesin, dan berbagai sumber lainnya.
2. Menilai risiko yang terkait dengan suatu bahaya – Risiko dinilai berdasarkan tingkat keparahan dan kemungkinan terjadinya (mulai dari risiko yang “sangat tidak mungkin terjadi” dan ancaman yang “dapat diabaikan”, hingga risiko yang “sering terjadi” dan “bencana”). Penilaian ini harus membentuk “Penilaian Risiko” yang formal.
3. Pengendalian Risiko Berkelanjutan – Anda tidak dapat menghilangkan semua risiko, namun Anda dapat menilai risiko apa yang “dapat diterima” dengan menggunakan penilaian risiko Anda. Jika risiko tidak dapat diterima, Anda perlu mengurangi atau memitigasinya. Kami akan membahas beberapa contoh mitigasi risiko nanti di artikel ini.
Jaminan Keamanan
Safety Assurance (SA) adalah proses pemantauan risiko yang berkelanjutan.
Bukan hal yang aneh bagi organisasi untuk membuat penilaian risiko dan kemudian melupakannya. jadi jaminan yang berkelanjutan itu penting. Jaminan keselamatan menyoroti pentingnya pemeriksaan berkelanjutan, modifikasi dan peningkatan solusi manajemen risiko.
Dengan Jaminan Keselamatan, penting untuk memberikan karyawan Anda alat yang mereka perlukan untuk menyoroti dan melaporkan risiko. Penilaian Risiko Dinamis (yang memungkinkan pekerja membuat dan memodifikasi penilaian risiko saat mereka bekerja) dapat menjadi bagian dari hal ini.
Audit dan investigasi yang lebih bersifat top-down dapat menjadi bagian dari hal ini. Standar dapat dengan mudah tergelincir seiring berjalannya waktu, dan solusi sebelumnya terbukti tidak cukup, jadi check-in secara rutin sangatlah penting.
Promosi Keselamatan & Budaya Keselamatan
Promosi Keselamatan (atau Budaya Keselamatan) berfokus pada promosi dan peningkatan sistem manajemen keselamatan di seluruh bisnis atau organisasi Anda.
Promosi Keselamatan dapat mencakup:
• Pelatihan formal, seperti kursus penilaian risiko dinamis
• Berbagi pengetahuan, seperti mendukung lebih banyak pekerja senior untuk berbagi pembelajaran yang telah mereka pelajari, atau menyediakan platform di mana pekerja dapat meminta perbaikan atau mencatat bahaya.
• Peningkatan budaya keselamatan. Hal ini mungkin termasuk meluangkan waktu untuk menjelaskan proses baru dan mengapa proses tersebut penting. Anda juga dapat memasang poster yang mengingatkan pekerja akan tanggung jawab mereka dan siapa yang harus dihubungi jika mereka mempunyai kekhawatiran.
Ingat, banyak pekerja khawatir bahwa “kesehatan dan keselamatan” dapat berdampak negatif terhadap efisiensi mereka. Oleh karena itu, bagian penting dari Budaya Keselamatan adalah mengingatkan staf bahwa ide dan praktik ini penting, dan layak untuk dilakukan – dan bahwa mereka tidak akan dikenakan sanksi jika menaatinya.
Sistem Manajemen Keselamatan (SMS) menyediakan cara terstruktur bagi organisasi untuk mengelola kesehatan dan keselamatan kerja. Mulai dari kebijakan keselamatan dan manajemen risiko hingga jaminan berkelanjutan dan promosi budaya, kerangka kerja SMS bertujuan untuk membuat tempat kerja lebih aman di berbagai industri seperti konstruksi, energi, dan layanan kesehatan. Banyak perusahaan mengeksplorasi alat untuk menyederhanakan dokumentasi, melaporkan bahaya, dan melatih staf. Beberapa bahkan mengintegrasikan solusi perangkat lunak untuk melacak risiko dengan lebih efisien, solusi serupa dengan yang ditawarkan oleh Impress Solutions.
Perangkat Lunak dan Teknologi Manajemen Keselamatan
Cara Anda menerapkan sistem manajemen keselamatan akan bergantung pada organisasi Anda, jenis pekerjaan Anda, dan cara Anda beroperasi.
Namun, ketika Anda menjalani proses Manajemen Keselamatan, Anda mungkin menemukan bahwa sistem itu sendiri –dan permasalahan yang disoroti– mungkin memerlukan investasi teknologi baru.
Tidak ada pedoman SMS yang menyebutkan secara spesifik bahwa organisasi memerlukan solusi tertentu. Terserah Anda untuk mencari tahu investasi apa yang tepat untuk Anda.
Perangkat Lunak Manajemen Keselamatan –komunikasi dan dokumentasi
Seperti disebutkan, komunikasi dan dokumentasi adalah bagian penting dari Sistem Manajemen Keselamatan yang sukses.
Penting untuk menyediakan cara yang mudah digunakan dan dapat diandalkan bagi pekerja untuk menyoroti bahaya, mendiskusikan risiko, dan memahami panduan organisasi terbaru.
Saat menggunakan teknologi untuk melengkapi Promosi Keselamatan Anda, cobalah menemukan solusi yang cocok bagi pekerja dan manajemen. Misalnya, jika semua pekerja Anda mengobrol melalui SMS grup, Anda mungkin mendapati tingkat komunikasinya tinggi, namun informasi penting tersebut dapat dengan mudah hilang.
Dengan alat komunikasi yang sederhana, tanpa biaya, atau berbiaya rendah seperti Slack atau Teams, Anda dapat menyiapkan saluran khusus bagi pekerja untuk berbagi informasi keselamatan penting, dan menandai manajer yang relevan.
Anda mungkin ingin melangkah lebih jauh dan mencari “Perangkat Lunak Manajemen Keselamatan” profesional dan berdedikasi yang dapat mengatur dokumen keselamatan Anda, memungkinkan pengguna mendokumentasikan bahaya dari aplikasi, dan mengakses informasi keselamatan yang relevan.
